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“451”合同管理法的妙招
——陕钢龙钢公司合同管理工作侧记

2018-11-15 17:06:00     作者:张盈

  为确保合同管理每个环节都能高效运作,陕钢龙钢公司经过一年来的合同管理经验总结,从合同签订、合同执行、合同归档的流程角度着手,提炼了“451”合同管理法,力促合同盖章、归档时附带备案资料的合规性和完整性,真正实现了结果可追朔,责任可追究。

妙招一:合同签订用好“四字诀”

  “准”字决用于登记合同编号,为防止合同错号、重号、漏号,启动无纸化办公流程,除ERP制式合同外其他所有合同评审由纸质流程优化为上传OA办公系统会签评审,并由专人进行编号登记,确保合同编号准确、无差错。“全”字决用于合同盖章签字,要求合同签订部门立足实际,务必将贯穿合同始终的资料及合同签订单位资质文件、关键人员信息作为附件备案,以强化痕迹管理。“勤”字决用于合同台账建立,为确保合同各类信息查询的及时性、准确性,在即时更新ERP系统及各部门签订的合同相关信息的同时,对已盖章归档的合同在台账中进行标注,并按部门分月分类进行归整,细化合同管理基础台账。“细”字决用于合同移交,细化各类合同台账,对所有合同逐一进行核对,并对未归档的合同状态(作废、取消、关闭或空号)与主体单位业务人员进行沟通,并一一确认,分类汇总后连同电子台账、合同文本及其附带的资料移交公司档案室存档。

妙招二:合同签订狠抓“五个合规”

  投资项目立项合规,工程项目建设、生产维修类项目合同拟定前期在立项申请时,必须注明该项目在本年度投资计划中的项目编号或党委会纪要文号,同时附带完善的项目可研或技术方案,确保合同前期资料充分、手续完善。施工单位引进合规,对达到限额以上的项目要及时上报、达到限额标准的项目,严格按程序在规定官网上发布招标公告,并在投标前期对投标单位通用资质及相关专业资质进行初审;对因故招转议或商务谈判的项目,由现场评委按招标程序对投标方资质进行审核,确保中标单位准入合规及合同签订主体资格合规。合同条款签订合规,在合同签订前,各职能办公室结合分管业务按照合同有效、对等平衡、明确与可行性、法律成本及实用性等五个审核标准分别就合同业务条款、专业条款、商务条款、法律及管理风险进行审查、评审,对“三重一大”及金额较大合同须经公司法律顾问审查后,双方按程序签订合同,着力防范合同法律风险。施工建设过程合规,在项目管理上必须坚持“四控两管一协调(四控:安全、质量、监督、投资;两管:合同管理、信息管理;一协调:现场协调)”原则,严格落实项目经理责任制、科学组织施工。合同资料归档合规,要求各主体责任单位对前期归档合同进行一次回头望,认真梳理项目合规性,并按要求完善合同附带资料,以提高合同归档质量,做到项目建设、生产维修等各类合同备案资料齐全有效。

妙招三:合同档案一键“智能化”

  在现有OA系统合同评审的基础上,该公司推出合同管理模块ERP、OA系统两化融合办公智能化系统,推进贯穿合同从订立至履行完成始末各环节要素的PDCA闭环,切实提高合同运行效率,防范法律风险。合同管理智能化模块的投入使用,让合同管理更为高效、快捷、方便。与以往流程繁琐、冗长不同的是,业务人员只要轻点鼠标,在OA系统提交合同文本的同时,在表单中输入合同各节点的关键字段内容,系统便会自动匹配相关信息至该合同名录下,业务人员只要定期根据合同履行节点维护相关信息,便随时能在系统中提取到合同结算明细、开票、挂账、付款情况及合同生效、履行过程、履行完成等完整信息,从而实现合同管理的大数据信息反馈。

  据悉,自实施“451”合同管理法以来,大幅缩短了合同事务办理时间,使合同管理更加标准化、规范化、精细化,全面提高了工作效率。

编辑:刘经纬     来源:中国冶金报-中国钢铁新闻网
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